紙文書類保管の基本ルールに基づき保管されたフォルダーから目的の文書を見つけ出す方法について説明します。
例えば、「あるプロジェクトで、ある客先から受け取った資料」を探す場合は、以下の３つのルールをヒントに目的資料を見つけ出すことができます。
まず、その資料が保管されている場所について下表のように想像して見ます。
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（ルール１）：探したいその文書が綴じられている可能性の高いフォルダーに見当を付ける。 ・恐らくその資料は、該当するプロジェクト名が付された「管理フォルダー」内に存在するはずでしょう。 |
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（ルール２）：探したいその文書が綴じられている可能性の高い文書保管分類用インデックス・タグの名称に見当をつける。 ・客先から受領した資料なので、インデックス・タグ名は「客先から」のところに存在するはずです。 |
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（ルール３）：綴じられている順番（受領期日の古い順）に見当を付ける。 ・もしもここで、客先からもらったその資料の大まかな年月が分かっていれば、更に簡単にその資料を探し出すことができるでしょう。綴じられているのは期日の古い順に、新しいファイルは手前になるように綴じられているはずなので、綴じられている各ファイルの期日から、その資料の綴じられている前後が容易に分かります。 |
以上の３つのステップで誰でも簡単にその文書の保管場所を見つけ出すことができることをご理解いただけたでしょう。
ファイルを保管・管理する際、たったこれだけの工夫で、従来から行っている紙のみの文書管理を効率的に行うことができますので、是非、お試しください。事実、ISO9000を導入している多くの企業において、文書管理にこの紙ベースの文書管理手法を現在も利用され、十分に機能しています。
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・紙文書類保管方法の基本ルールについて ・資料分類保管のための管理フォルダーとそのインデックス・タグの付け方について：具体例 |